Política de Tratamiento de Datos Personales

VPLAYA S.A.S. – OASIS WELLNESS HOUSE

VPLAYA S.A.S. (en adelante, "La Sociedad" o "El Responsable") expide la presente Política de Tratamiento de Datos Personales en estricto cumplimiento del régimen legal colombiano.

I. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

II. MARCO LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

Esta política se rige por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, mediante la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales. Asimismo, por el Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, que compiló las disposiciones de protección de datos (Parte 2, Libro 2, Título V); y por las Directrices y Circulares de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Esta política aplica al tratamiento de datos personales efectuado por VPLAYA S.A.S. en el desarrollo de sus actividades, incluyendo las bases de datos de clientes, empleados, proveedores y demás grupos de interés.

III. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

El tratamiento de los datos personales de los titulares se sujetará a los siguientes principios fundamentales:

• Legalidad: El Tratamiento de datos debe sujetarse a las disposiciones legales vigentes.
• Finalidad: Debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
• Libertad: El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular.
• Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia: Se garantiza el derecho del Titular a obtener información sobre el tratamiento de sus datos.
• Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites de la naturaleza de los datos y solo se realiza por personas autorizadas.
• Seguridad: La información se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

IV. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

VPLAYA S.A.S. - OASIS WELLNESS HOUSE recolectará, almacenará, usará, circulará, suprimirá, actualizará y procesará los datos personales, incluyendo los datos de salud proporcionados en el cuestionario de cribado, para las siguientes finalidades esenciales:

• Gestión de la Relación Contractual: Administrar y ejecutar los servicios ofrecidos, incluyendo Hot Pilates, entrenamiento en gimnasio, clases de Pilates Mat y clases de Pilates Reformer.
• Evaluar la aptitud del cliente para la actividad física de alta intensidad y prevenir riesgos inherentes (como agotamiento por calor, golpe de calor o lesiones), garantizando la seguridad del Titular durante las sesiones.
• Utilizar los datos de salud y contacto para la prestación de primeros auxilios por parte del personal de La Sociedad o terceros y para contactar a familiares en caso de una emergencia médica.
• Enviar información sobre nuevos servicios, actividades, talleres, promociones y productos de bienestar, relajación y cuidado personal ofrecidos por VPLAYA S.A.S.
• Cumplir con las obligaciones legales de conservación de información y atender requerimientos de información por parte de autoridades judiciales o administrativas.

V. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

VPLAYA S.A.S. recolecta datos sensibles, específicamente relacionados con el estado de salud del Titular, que son necesarios para la prestación segura de los servicios (Hot Pilates y otras actividades de alta intensidad).

El tratamiento de estos datos sensibles está prohibido, salvo que se cuente con la autorización explícita, previa e informada del Titular, la cual se obtiene mediante el diligenciamiento del documento "CONSENTIMIENTO INFORMADO Y LIBERACIÓN DE RESPONSABILIDAD".

La finalidad del tratamiento de estos datos es exclusivamente la evaluación de la aptitud y la seguridad del cliente en la prestación del servicio. El Titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles.

VI. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

El Titular de los datos tiene los siguientes derechos, de conformidad con la Ley 1581 de 2012:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a El Responsable del Tratamiento o Encargados del Tratamiento.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la Ley no lo exiga.
• Ser informado por El Responsable, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la Ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante El Responsable.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que obligue a mantener la información en la base de datos.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

VII. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS (CONSULTAS Y RECLAMOS)

Los Titulares pueden ejercer sus derechos de acceso, rectificación, actualización, supresión o revocatoria de la autorización mediante solicitud dirigida a VPLAYA S.A.S., a través de los siguientes canales:

1. Procedimiento de Consultas

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud.

Si no es posible responder dentro de este término, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo, señalando los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

2. Procedimiento de Reclamos (corrección, actualización o supresión)

El reclamo debe contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la documentación de soporte. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo del mismo. Si no es posible responder dentro de este término, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo, señalando la fecha de respuesta que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

VIII. VIGENCIA

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 01 de noviembre de 2025. Los datos personales serán conservados por el tiempo que sea necesario para el cumplimiento de las finalidades para las cuales fueron recolectados y para cumplir con las obligaciones legales o contractuales.